BAŞKENT ÜNİVERSİTESİ   

SAĞLIK BİLİMLERİ FAKÜLTESİ

DİL VE KONUŞMA TERAPİSİ LİSANS PROGRAMI

SINAV EVRAKLARI ARŞİVLEME TALİMATI

1. AMAÇ

Bu talimatın amacı, Başkent Üniversitesi Dil ve Konuşma Terapisi Bölümünde gerçekleştirilen sınav, ödev, proje vb ait öğrenci değerlendirmelerine ilişkin evrakların (sınav kâğıtları, cevap anahtarları, yoklama listeleri vb.) arşivlenmesi, korunması, erişimi ve imhası süreçlerini düzenlemektir.

2. KAPSAM

Bu talimat, Dil ve Konuşma Terapisi Lisans Bölümünde  yürütülen tüm teorik ve uygulamalı eğitimlerin öğrenci değerlendirmelerine ilişkin evraklarının arşivlenmesini kapsar.

3. SORUMLULAR

Bu talimatın hazırlanmasından Dil ve Konus?ma Terapisi Bölümü Bölüm Başkanlığı sorumludur.

Bu prosedürün onaylanmasından, sistem onayından Dil ve Konus?ma Terapisi Bölümü Kalite ve Akreditasyon Koordinatörlüğü sorumludur.

Bu prosedürün uygulanmasından sekreterlik, izlenmesinden Bölüm Başkanlığı sorumludur.

4. TERİMLER VE TANIMLAR

Sınav Evrakı: Soru kitapçıkları, cevap kâğıtları, optik formlar, yoklama listeleri, sınav tutanakları, cevap anahtarları ve sınav sonuç çizelgeleridir.

Saklama Süresi: Belgenin aktif olarak korunacağı süredir.

İmha: Saklama süresi dolan belgelerin usulüne uygun şekilde yok edilmesidir.

Arşiv Sorumlusu: Birimlerde sınav arşivlerinden sorumlu olan personeldir.

5. UYGULAMA

5.1. Fiziksel Arşivleme

Sınav evrakları, final sınav tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde düzenli şekilde dosyalanarak bölüm arşivine teslim edilir. Evraklar, ders kodu, dönem ve öğretim üyesi esas alınarak tasnif edilir.

Belgeler arşiv birimine kabul edilmeden önce evrakların tam ve eksiksiz olduğu belirlenir. Bunun için sekreterlik gerekli kontrolleri bölüm başkanlığı ile gerçekleştirir. Ardından evrağı teslim alır. Evrakta eksiklikler mevcutsa 3(üç) iş günü içinde düzeltme sağlanır.

Belgelerin arşiv birimi tarafından kabul edilmesinde Başkent Üniversitesi Belge Yönetimi ve Kurum Arşivi Sistemi tarafından hazırlanan Ders Öğretim Kayıtları ve Ölçme- Değerlendirme Belgeleri Oluşturma Kılavuzu esas alınır. Buna göre, sınav ve arşiv zarflarında yer alan sıralamada evrakların eksiksiz ve zımbalanmış, imzaları atılmış olmalıdır. Bu kontrol sağlandıktan sonra Ders Öğretim Kayıtları Arşiv Zarfı Takip ve Teslim Formu doldurulur ve imzalanır. Sekreter, Ders Öğretim Kayıtları Arşiv Zarfı Sınav Zarfı Teslim Tutanağını hazırlar ve bölüm başkanlığına teslim eder.

Arşivlenmesi mümkün olmayan büyük, model, maket vb değerlendirme ürünleri için görseller alınır ve CD/USB ile sınav zarfının içine yerleştirilir. Buna benzer nitelikte dijital ödevler de USB ile sınav zarfı içine konarak arşivlenir. Arşiv birimlisi CD/USB içindeki evrakları kontrol ederek teslim alma sürecini gerçekleştirir. Tüm dijital kayıtlar, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine uygun biçimde saklanır.

5.2. Erişim ve Güvenlik

Arşiv dolapları güvenli, korunaklı ve yalnızca yetkili personelin erişimine açık olacak şekilde düzenlenir. Belgelerin fiziksel bütünlüğünün korunması amacıyla, uygun sıcaklık ve nem koşullarında saklama yapılmasından sekreterlik sorumludur. Her dönemin başında gerekli kontrol sağlanarak Başkent Üniversitesi Kurum/Birim Arşivi Sıcaklık ve Nem Takip Formu doldurulur.

Arşivde bulunan fiziksel ve dijital evraklara erişim sadece yetkilendirilmiş personel tarafından yapılabilir. Evrakların arşiv dışına çıkarılması yasaktır; yalnızca arşiv dolabının bulunduğu odada incelenebilir.

Evrak kontrolü yapmak isteyen personelin, arşiv birimine Birim/Kurum Arşiv Evrakı İstem Formu ile başvurması gereklidir.  Evrak incelemesi sırasında arşiv sorumlusu mutlaka bulunmalıdır. Evrak incelmesi bittikten sonra tekrar aynı belgede tutanak tutularak arşiv dolabı sekreterlik tarafından kilitlenir.

Gizlilik ihlali veya yetkisiz erişim tespit edilmesi durumunda, ilgili personel hakkında disiplin işlemi başlatılır.

Arşivlemede Klasör-Dosya Etiketi Oluşturma Süreci Kılavuzu esas alınır. Buna göre klasörler/zarflar etiketlenerek kutulara yerleştirilir. Arşivlik Malzeme Teslim ve Saklama Formu kutuya yapıştırılarak arşivleme sağlanır. Bu formdan iki adet çıktı alınarak bir tanesi de bölüm arşivi klasöründe saklanır. İlgili klasöre arşiv listesi de eklenir.

5.3. İmha İşlemleri

Saklama süresi dolan evraklar, Arşiv birimi tarafından değerlendirilir. Komisyon, evrakların saklama süresinin dolduğunu teyit ettikten sonra uygun yöntemlerle imha işlemini gerçekleştirir.

Her imha işlemi için “Belge Dosya İmha Listesi” düzenlenir. Bu tutanak, ilgili birimlerce imzalanarak kayıt altına alınır. İmha işlemleri sırasında gizlilik esaslarına dikkat edilir ve belgelerin üçüncü şahısların erişimine kapalı şekilde yok edilmesi sağlanır.

Öğrencilerin ders değerlendirmelerine yönelik evraklar 5 yıl süre ile birim arşivinde saklanır..

6. KURUMSAL BİLGİ

Bu prosedürün uygulanması sırasında oluşacak kayıtlar Kalite ve Akreditasyon Koordinatörlüğü ve arşiv sorumlusu tarafından muhafaza edilir.

7. İLGİLİ DOKÜMANLAR

2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu

3473 sayılı Arşiv Hizmetleri Hakkında Kanun

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

Saklama süreli standart dosya planı- 2024 YÖK

Ders Öğretim Kayıtları ve Ölçme- Değerlendirme Belgeleri Oluşturma Kılavuz

Sınav Evrak Takip ve Teslim Formu

Başkent Üniversitesi Arşivlik Malzeme Teslim ve Saklama Formu

Başkent Üniversitesi Belge/Dosya İmha Listesi

Arşiv Evrakı İstem Formu 

Sıcaklık ve Nem Takip Formu

Dosya/Klasör İçerik Listesi Formu

Ders Öğretim Kayıtları Arşiv Zarfı Takip ve Teslim Formu

Ders Öğretim Kayıtları Arşiv Zarfı Sınav Zarfı Teslim Tutanağı

Klasör-Dosya Etiketi Oluşturma Süreci Kılavuzu

Belge Dosya İmha Listesi