ARŞİV SORUMLUSU

Tanım

 Başkent Üniversitesi Dil ve Konuşma Terapisi Bölümünde yürütülen faaliyetler kapsamında üretilen bilgi ve belgeler ile birim dışından gelen evraklara ilişkin belge yönetimini sağlamak amacıyla, güncel mevzuata uygun olarak dijital ve fiziksel her tür belgenin üretimi, düzenlenmesi, muhafazası ve imha süreçlerinin oluşturulması, uygulanması ve takibini sağlar.

Sorumluluklar

· Dil ve Konuşma Terapisi Bölümünde gerçekleştirilen çalışmalarda üretilen bilginin belgeleme süreçlerinde arşivleme sistemini oluşturarak güncel mevzuatlara uygun etkin kullanımını sağlar.

· Arşivleme sistemine ilişkin üniversitede verilen veya önerilen eğitimlere katılır ve düzenli aralıklarla üniversitenin https://bukar.baskent.edu.tr/kw/index.php sitesinden arşivleme ile ilgili güncel bilgileri takip eder.

· Arşivleme sisteminin dijital ortamda kaydının sağlanması konusunda bölüm başkanlığı ile iş birliği içinde çalışır.

· Arşiv belgelerinin kayba uğramamasını, bilgilerin mahremiyeti ilkesine uygun gerekli şartlar altında korunmalarını sağlar.

· Muhafazasına lüzum görülmeyen arşiv belgelerinin ayıklanma ve imha süreçlerini, güncel mevzuata uygun olarak koordine eder.

· İmha edilecek belgelere ilişkin  Başkent Üniversitesi Belge/Dosya İmha Listesi hazırlar.

· Arşivlenecek malzeme ve belgeleri teslim almada Başkent Üniversitesi Arşivlik Malzeme Teslim ve Saklama Formu kullanır.

· Arşiv klasörlerinde üniversitenin standart klasör etiketlerini kullanıp klasör içerikleri için Dosya/Klasör İçerik Listesi Formunu doldurur.

· Arşivlenen evrakların sıcaklık ve nemden etkilenmemesini sağlamak amacıyla üç ayda bir kontrol yaparak Sıcaklık ve Nem Takip Formu doldurur.

· Bölüm arşivinden evrak istendiği durumlarda Arşiv Evrakı İstem Formu kullanır.

· Ders öğretim zarflarını arşivlerken Ders Öğretim Arşiv Zarfında yer alan her bir dokümanın zarfın içinde olduğunu tespit ettikten sonra Başkent Üniversitesi Ders Öğretim Kayıtları Arşiv Zarfı Takip ve Teslim Formu kullanır.

· Sorumluluğuna ilişkin prosedür, talimat, iş akış planlarının hazırlanmasını veya güncellenmesini sağlar.

· Sorumluluğuna ilişkin üst birimlerce alınan her kararın uygulanması ve belgelerin hazırlanmasını sağlar.

· Yukarıdaki her sorumluluğu zamanında ve eksiksiz tamamlar.